Si alguna vez te cambiaste de AFP probablemente sabes que es bastante rápido: ingresas algunos datos personales, validas tu identidad y finalmente confirmas los datos de tu empleador y qué cuentas vas a traspasar.
Luego te llega un correo con el detalle y algunas fechas relacionadas al proceso: desde cuándo estarás afiliado a la nueva AFP y cuándo la nueva AFP debería recibir la primera cotización.
Sin embargo, este proceso que para un afiliado conlleva relativamente poco esfuerzo, implica una gran cantidad de pasos y coordinación por detrás (un paso incluso menciona una tecnología de respaldo cuyos orígenes se remontan al siglo XIX, pero después ahondaré en esto).
Como disclaimer, lo que describo a continuación está basado en lo que dice el Compendio de Normas del Sistema de Pensiones. Entendemos que la realidad tiene muchas más aristas que agregan complejidad al proceso.
Etapas de un traspaso
Suscripción del traspaso
La primera etapa, donde una persona pide el cambio, es la suscripción del traspaso. Yo no lo viví, ni tampoco el equipo del Proyecto AFP, pero dícese que hasta hace unos años, dicha suscripción podía ser en papel. Hoy en día, la industria avanzó para que la suscripción sea digital y en línea.
La suscripción del traspaso en sí misma contiene varias etapas que son invisibles para un afiliado:
- La AFP de destino le pide a un coordinador central obtener tus datos personales y la información de tus cuentas.
- El coordinador central le pide a todas las demás AFP dichos datos.
- El coordinador le entrega a la AFP de destino el consolidado con todas las respuestas de las otras AFP.
- La AFP de destino le muestra la información al afiliado para que la edite y/o confirme. Esto incluye sus datos, los de sus empleadores y las cuentas que serán traspasadas.
Luego de que el afiliado revisa la información y confirma el traspaso:
- La AFP de destino notifica al coordinador central sobre el traspaso.
- El coordinador informa a las demás AFP sobre la confirmación y estas responden dando su aprobación o rechazo.
- El coordinador responde a la AFP de destino el consolidado de respuestas.
Hay múltiples resultados posibles, pero si todo resulta bien el traspaso queda suscrito.
Una vez que el traspaso está suscrito, las AFP involucradas en el proceso tienen varias responsabilidades y un calendario que cumplir.
Notificación
La AFP de destino tiene la obligación de notificar a la AFP de origen en línea. Esto ocurre naturalmente dado que la AFP de origen participó en el proceso y ya tiene toda la información.
Y, dentro de los dos días hábiles siguientes a la notificación a la AFP de origen, la AFP de destino debe notificar a los empleadores del afiliado. Aquí el desafío es tener datos actualizados de contacto de esos empleadores para hacerles llegar la comunicación oportunamente.
Actualización
La AFP de origen debe ahora actualizar la cuenta del afiliado.
El concepto actualizar no dice mucho. Es más fácil entenderlo como cierre de la cuenta.
Y si lo piensas es bastante lógico: dado que quieres cambiarte de AFP y hay que transferir tu cuenta, hay que escoger un punto del tiempo para sacarle una foto. Y si hay que transferir esa foto, es primordial que nada cambie entre medio.
Es por eso que luego de cerrar la cuenta, no se aceptan más movimientos. Obviamente la AFP de origen debe asegurarse de procesar todos los movimientos pendientes y hacer todos los ajustes antes de sacar dicha foto.
Traspaso de cuentas
Con la actualización terminada, las AFP intercambian tu información. La primera parte de este intercambio consiste en traspasar dos cosas: tu historial de afiliación y tus saldos.
La Superintendencia de Pensiones tiene normados los formatos usados para intercambiar dicha información. Si tienes curiosidad, puedes encontrarlos acá.
El historial de afiliación está en archivos conocidos como TRAFIL (por TRaspaso y AFILiado). Existen desde TRAFIL01 al TRAFIL05. Cada uno con distintos propósitos. Asimismo, los saldos están en archivos TRASAL (por TRaspaso y SALdos).
Para que te hagas una idea: el TRAFIL01 contiene la información de las cuentas personales de los afiliados: RUT, nombres, fecha de nacimiento y varios indicadores asociados a la cuenta.
El TRAFIL04 por su parte tiene información asociada a pensionados. Y el TRAFIL05 tiene información de afiliados que desempeñan trabajos pesados (por si no lo sabías, los afiliados con trabajos pesados tienen cotizaciones adicionales, podemos hablar de eso en otra entrada de la bitácora).
Además de tu historial, la AFP de destino debe disponer de un aproximado de cuánta plata será transferida. Eso viene en un archivo llamado TRASAL01. En dicho archivo se indica, para cada cuenta, cuántas cuotas mantienes y datos respecto a regímenes tributarios asociados.
Algo sumamente curioso con que nos encontramos al leer la ley es que no todos los archivos tienen las mismas exigencias de respaldo: para el archivo TRAFIL05 la ley es clara en exigir respaldarlo en microformas o sistema COLD. Al leerlo no tenía idea de qué era este mecanismo de respaldo.
Así que obviamente le pregunté a Claude:
Danilo:
explícame simple y conciso qué son microforma y COLD
Claude:
Microforma = una foto de un documento, reducida ~25 veces, en película fotográfica. Analógico puro: para leerla necesitas un lector con lente y luz. Los "formatos" son físicos, no de archivo:
COLD = una copia del documento grabada en un disco óptico. Digital, no fotográfico: para leerla necesitas un computador con un visor, igual que la microforma necesita un lector con lente y luz.
Y buscando información en el Compendio sobre tales métodos de respaldo encontramos más exigencias: la persona o empresa que realice microcopias debe estar inscrita y vigente en el Registro del Archivo Nacional y además las microcopias deben poder conservarse por al menos 50 años.
Luego de entender qué son estos mecanismos pensé que quizá esta exigencia era letra muerta, dado que los respaldos electrónicos ofrecen muchas más garantías y porque el Compendio sí los permite en otros casos.
Pero por si acaso, Felipe cotizó una máquina para leer microformas. Uno nunca sabe.
Canje
El canje es el proceso donde las AFP materializan el movimiento de dinero desde una a la otra.
Pero hay algunos problemas que solucionar antes.
Ok. Las AFP ya intercambiaron la información de los afiliados a traspasar. Pero hay varios días desde dicho intercambio y el día en que debe moverse la plata. Y durante ese tiempo el valor de cada cuota va cambiando.
¿Qué significa que el valor de cada cuota va cambiando? ¿Qué es una cuota?
Cuando tu empleador paga tus cotizaciones cada mes, dicha plata pasa por un proceso de recaudación y eventualmente llega a tu AFP. La AFP logra determinar que corresponde a tu cuenta y la invierte en algún multifondo (Fondo A, Fondo B, etc). Todo este proceso da para una entrada completa en la bitácora. La parte importante para esta explicación es que, cuando se invierte tu plata se compra una cuota de dicho fondo. Cada cuota representa un pedacito del fondo de pensiones del cual eres dueño.
Esas cuotas cambian de valor todos los días porque el fondo del cual eres dueño de un pedacito invierte en distintas cosas cuyo valor fluctúa. Entonces, cada día que pasa el valor de tus ahorros va cambiando, y por ende, la cantidad de plata que tienes cambia.
Entonces ¿cómo se ponen de acuerdo las AFP sobre qué valor cuota usar para saber cuánta plata transferir? y además ¿qué pasa si entre medio fallece un afiliado? o ¿qué pasa si le embargan la cuenta?
La ley contempla estos casos. Existe un proceso preparativo al canje que ocurre el día anterior. En esta etapa, las AFP intercambian dos cosas:
- qué valores cuota usarán el día del canje
- qué traspasos se eliminarán por motivos contemplados en la ley
Luego, el día del canje, las AFP generan un archivo más que tiene los detalles del dinero a enviar y recibir. Ambas lo generan y deben coincidir. Por supuesto hay casos donde no coinciden y para abordar esa situación se contempla una repetición del canje.
La transferencia del canje solo se efectúa por el neto: si una AFP debe transferir 100mil y la otra 30mil, entonces solo ocurre una transferencia por 70mil que es la diferencia.
Traspaso de movimientos
El traspaso de movimientos es una de las etapas cúlmine. Cuando te cambias de AFP no solo se transfieren tu historial de afiliación y saldos. Se transfiere prácticamente todo, incluyendo la historia de todos tus abonos y retiros.
Si te cambias de AFP y luego pides un certificado de movimientos, verás que incluye movimientos que hiciste en tu AFP anterior. Esto tiene varios motivos. Por ejemplo, las fechas y tipos de movimientos históricos pueden afectar tu futura liquidación de pensiones. Hay un sinfín de cálculos y ajustes donde la AFP necesitará saber con detalle tu historia.
¿Y luego?
Para finalizar, culminado el traspaso, tu nueva AFP probablemente te avisará cuando reciba los fondos y quizá intente convencerte de que contrates algún producto voluntario para mejorar tu futura jubilación si es que no lo has hecho ya.
Existen más etapas y subetapas en este problema. Las AFP intercambian de manera mensual copias de los traspasos suscritos. Existen cuadraturas por errores o descoordinaciones. Existe un proceso específico para el traspaso de personas hacia la Dirección de Previsión de Carabineros de Chile.
Durante el estudio del Proyecto de AFP nos hemos encontrado con una gran cantidad de casuística. Si hay algo que quieres saber o contarnos sobre este tema, o si quieres compartir con nosotros conocimiento sobre el uso de microformas como medio de respaldo, escríbenos a proyectoafp@fintual.com.
