A veces es necesario mejorar un proceso, en otras palabras, mejorar la forma en que hacemos las cosas. Podríamos tener varias motivaciones. Tal vez queremos ser más eficientes o más rentables. Tal vez queremos hacer las cosas mejor, o incluso hacer cosas mejores. Si trabajamos en una empresa de desarrollo de software, cambiar nuestra metodología podría ser una buena idea. El inicio podría ser alguien en la alta dirección de la empresa diciendo que debemos trabajar con una metodología ágil de desarrollo, o que deberíamos empezar a practicar DevOps. Estos podrían ser buenos puntos de partida, pero las ideas no se convertirán en realidad así como así.
Entonces, ¿cómo lo hacemos? Hay varios elementos que inciden en la mejora de procesos, pero aquí quiero hablar de tres muy importantes, al menos en mi opinión. Los explicaré usando un ejemplo bastante antiguo en donde estos tres elementos fueron aplicados.
Hace mucho tiempo, en el Egipto de los faraones, era necesario mejorar un proceso. El rey Djoser (tercera dinastía) había construido su pirámide escalonada, su gran tumba de piedra, alrededor del 2700 a.C. Pero cuando el rey Snefru, primer faraón de la cuarta dinastía, ascendió al trono en el 2613 a.C., una pirámide escalonada no era suficiente. La tumba del faraón necesitaba ser una pirámide perfecta.
Las razones eran probablemente religiosas. ¿Tal vez querían que los bordes de la tumba fueran como los rayos del sol? Hoy en día, nadie lo sabe con certeza. Sin embargo, la consecuencia fue que se tuvo que mejorar un proceso: construir una pirámide.
¿Cómo logró hacerlo Snefru (o su arquitecto) ? Creo que fue porque aplicó estos tres elementos de mejora de procesos:
- Compromiso de la alta dirección
- Motivación y comunicación
- Enfoque iterativo
Veamos entonces cómo se aplicaron estos tres conceptos:
Compromiso de la alta dirección
Todos sabemos (espero) que los decretos no funcionan en la mejora de procesos. Cualquier cambio importante llevará tiempo y esfuerzo. Por lo tanto, la alta dirección debe apoyar este cambio:
- Durante el tiempo que sea necesario (según un plan, por supuesto)
- Asignando tiempo y recursos para la mejora.
Nuestro proceso de mejora egipcio comenzó con un primer intento: la Pirámide de Meidum de Snefru. Intentaron construir una pirámide escalonada y llenar los espacios. No funcionó:
Sin embargo, el alto liderazgo (el Faraón) estaba comprometido con la mejora, por lo que no abandonó el esfuerzo, aunque sabía que sería costoso. Y así fue. Al final, después de todo lo hecho, las pirámides y templos mortuorios de Snefru necesitaron un total de 3,6 millones de metros cúbicos de piedra, más de lo que cualquier rey egipcio antes o después de él hubiera utilizado. ¿Valió la pena todo el gasto y el esfuerzo? Lo veremos más adelante.
Motivación y Comunicación
Este es otro elemento muy importante para mejorar un proceso. Cuando alguien anuncia que la forma en que se hacen las cosas cambiará, la gente se pregunta:
- ¿Por qué estamos haciendo esto?
- ¿Hacia dónde vamos con esto?
- ¿Por qué me importa?
Debemos decírselo. Explicárselo. Intentar inspirarlos. Intentar hacerlos parte del cambio. Y seguir comunicándolo.
¿Cómo lo hizo Snefru? ¿Quizás ofreciendo la esperanza de ganar una vida después de la muerte? No tenemos mucha evidencia de la situación de los trabajadores en la época de Snefru, pero sí la tenemos de un poco más tarde. Evidencia que muestra que los constructores de pirámides de alguna manera habían sido inspirados para trabajar en ese gran proyecto. Hay graffitis en los bloques de algunas pirámides etiquetados con el nombre de las cuadrillas (equipos de trabajo) que los pusieron en su lugar. Las cuadrillas tenían nombres como "Los amigos de Khufu" (Khufu = Kheops) o "Los borrachos de Menkaure" (Menkaure = Mykerinos). Me parece que esos constructores se sentían muy "parte del equipo".
Enfoque iterativo
No esperes que todo mejore en el primer intento. No esperes que tus desarrolladores de software se conviertan en expertos en todas las metodologías ágiles un par de meses después de que finalice el entrenamiento. Sin embargo, si al principio no tienes éxito, inténtalo de nuevo.
Y Snefru intentó de nuevo. Su segundo intento fue la Pirámide Romboidal de Dashur:
Comenzaron a construir esta pirámide con una pendiente de 60°. En algún momento notaron un desplazamiento en las cámaras internas y temieron que la pirámide se derrumbara. Finalmente decidieron reducir la pendiente a 43°, por lo que había menos piedra y menos peso en la parte superior. Con ese plan en mente terminaron la pirámide.
Sin embargo, esa no fue la iteración final. Snefru siguió intentándolo. Su intento final fue la Pirámide Roja en Dashur, que tiene una pendiente de solo 43°, una longitud de base de 220 metros y una altura de 105 metros. Así se ve:
Esta última iteración fue un éxito. El rey Snefru construyó la primera pirámide del mundo como las conocemos hoy, al mismo tiempo que mejoraba su proceso de construcción.
Fue el rey Khufu (también conocido como Kheops), el hijo de Snefru, quien utilizó el conocimiento adquirido por su padre para construir la famosa Gran Pirámide de Giza.
Sin embargo, sin el esfuerzo previo de Snefru, no habría sido capaz de hacerlo.
La mejora de procesos puede ser larga y costosa, sí. Pero grandes cosas pueden surgir de ella. Ahora podemos responder la pregunta: ¿valió la pena todo el gasto y el esfuerzo? Sí, realmente lo valió.
